AFHOLDELSE AF GENERALFORSAMLINGER

Af advokat Christian Madsen

Vi er lige nu i højsæsonen for generalforsamlinger. Dette kan give udfordringer i forhold til forsamlingsforbuddet i Danmark som følge af COVID-19. Hvordan skal man som selskab eller forening agere i forhold til dette i denne nye, midlertidige virkelighed?

Fravigelse hvor der er enighed i ejerkredsen

Beslutning om at fravige vedtægterne eller selskabslovens regler om indkaldelse, varsel og måde, hvorpå generalforsamlingen afholdes, kan altid fraviges ved enstemmighed blandt kapitalejerne. Det gælder også for den ordinære generalforsamling, hvor årsrapporten skal godkendes, og som i mange tilfælde finder sted her i marts eller april. Forsamlingsforbuddet giver ikke anledning til udfordringer for de selskaber, hvor der er enighed i ejerkredsen om, at generalforsamlingen skal afholdes under anderledes rammer end et fysisk møde, da en anden fremgangsmåde end den normale blot kan aftales.  

Selskaber med en større ejerkreds eller hvor der er uenighed om fremgangsmåde

Anderledes kan det være i selskaber med en større ejerkreds, da det praktisk kan være umuligt at indhente samtykke fra hele ejerkredsen til at ændre rammerne for afholdelse af generalforsamlingen. Det kan her være nødvendigt for selskabets ledelse af træffe beslutning om en eller flere alternative fremgangsmåder for generalforsamlingen.  

Det kan desuden forekomme, at der i ejerkredsen er uenighed om fremgangsmåden, herunder om man skal afholde generalforsamlingen fysisk eller elektronisk. En generalforsamling skal ifølge selskabsloven afholdes ved fysisk fremmøde, hvis mere end 10 % af selskabskapitalen stiller krav herom. I givet fald er selskabet forpligtet til at afholde en fysisk generalforsamling. Det er dog muligt at lave en delvis elektronisk generalforsamling således, at man begrænser deltagerantallet.

Har selskabet kalenderåret som regnskabsår, betyder det – medmindre vedtægterne bestemmer en anden frist – at den ordinære generalforsamling skal være afholdt inden den 31. maj 2020. Dette gælder dog ikke noterede selskaber, her skal den ordinære generalforsamling være afholdt senest den 30. april. Vær opmærksom på, at indkaldelse til generalforsamling i henhold til selskabsloven skal ske tidligst 4 uger og senest 2 uger før en generalforsamling. Igen kan vedtægterne bestemme andre frister.

Hvis det er åbenbart, at en generalforsamling ikke vil kunne gennemføres uden, at man samtidigt tilsidesætter forsamlingsforbuddet, vil ledelsen af selskabet være forpligtet til at aflyse generalforsamlingen og finde en alternativ fremgangsmåde.

Der er på nuværende tidspunkt hverken i selskabsloven eller årsregnskabsloven hjemmel til, at Erhvervsstyrelsen kan udskyde fristen for afholdelse af de ordinære generalforsamlinger, herunder selskabernes godkendelse og indsendelse af deres årsrapporter. Selskaberne bliver derfor nødt til at tænke i andre baner, hvis denne midlertidige situation fortsætter så længe, at det faktisk ikke bliver muligt at afholde en fysisk generalforsamling inden udgangen af maj.

Der er forskellige måder, hvorpå man kan afholde generalforsamlingen uden fysisk fremmøde eller hvor fremmødet begrænses:

1)      Generalforsamlinger kan ved enighed gennemføres som skrivebordsgeneralforsamlinger, hvilket indebærer at deltagerne efterfølgende godkender dagsorden, beslutninger m.v. ved underskrivelse af referatet.

2)     Hvis et fysisk møde er nødvendigt eller ønskelig, kan selskabet opfordre deltagerne til at afgive stemmer på forhånd (pr. brev eller mail) eller ved fuldmagt på generalforsamlingen således, at deltagerantallet begrænses mest muligt (vedtægterne indeholde begrænsende bestemmelser i forhold til dette). Det vil endvidere være muligt og tilladt at opdele generalforsamlingen i flere lokaler, der er sammensluttet med video og lyd således, at deltagerantallet der faktisk samles, holder sig inden for det tilladte.

3)     Generalforsamlingen kan afholdes helt eller delvist elektronisk. Der findes forskellige webbaserede løsninger her der er egnet til generalforsamlinger med større deltagerantal, men det kan principielt også ske over telefon/mail/skype m.v. Det er dog væsentligt at understrege, at der alene kan afholdes en fuldstændig elektronisk generalforsamling, hvis vedtægterne bestemmer dette eller hvis der enighed herom i ejerkredsen. I modsat fald, må selskabet nøjes med at afholde en delvis elektronisk generalforsamling således, at der også holdes et faktisk fysisk møde.

Allerede indkaldte generalforsamlinger

Hvis forholdene gør, at man må udsætte en allerede indkaldt generalforsamling eller rammerne for denne må ændres, kan dette ske, hvis det kan varsles med den i vedtægterne eller selskabsloven fastsatte frist for indkaldelse. Hvis dette ikke er muligt, skal generalforsamlingen principielt aflyses, hvorefter der på ny kan indkaldes til en generalforsamling, hvor rammerne ikke strider mod forsamlingsforbuddet. En aflysning skal meddeles på samme måde, som indkaldelsen blev udsendt.

Kontakt Christian Madsen, hvis du vil vide mere.